Storytelling de Negocios

La planeación requiere cambiar de mentalidad: Lean Change Management

por Emilio Chávez

¿Te imaginas un proceso de planeación que pueda ser ejecutado tal cual se diseñó? Yo tampoco.

Ahora más que nunca estamos inmersos en un contexto de cambios más frecuentes. Por lo tanto, me atrevo a decir que los planes -al menos cómo tradicionalmente los conocemos- cada vez pierden más y más utilidad.

Esto debido a que cualquier cambio en el entorno, por mínimo que sea, tiene como consecuencia que las actividades, recursos y tiempos planeados queden parcial o totalmente obsoletos: En pocas palabras, que ya no apliquen.

Entonces, se magnifican aquellos problemas que en teoría se iban a evitar con la planeación, y como resultado tenemos menor aprovechamiento del tiempo, menor eficiencia y la aparición de obstáculos no previstos, por mencionar algunos inconvenientes.

Para las personas que llevan toda una vida trabajando, les parece extraño que aquello que les funcionó ahora sea de poca utilidad.

Surge entonces la pregunta: ¿es la planeación algo que ha quedado en el pasado? ¿Ya no sirve?

¿Cómo planeamos?

Creo que pocas personas se atreverían a desechar la planeación por completo. De una manera u otra, aún tenemos la necesidad de asegurar el mejor uso de nuestros recursos, como individuos y como empresa, al tiempo que conciliamos la necesidad de responder a los cambios del entorno.

La pregunta no es si la planeación sirve o no; sino cómo planeamos.

No es algo trivial. Por ejemplo, si tratamos de establecer las etapas de la planeación tradicional, éstas serían:

  • Con una meta en mente establecemos actividades, responsables y tiempos de ejecución.
  • Luego tratamos de realizar las actividades en el orden establecido.
  • En el camino nos encontramos con imprevistos y cambios en el entorno.
  • Al final terminamos ejecutando actividades distintas a las planeadas.

Es tal cual, un proceso lineal, un proceso estático, sin cambios ni ajustes. Es una contradicción: planeación estática vs. cambios constantes.

¿Qué pasaría si en lugar de establecer a priori actividades, bajo nuestro criterio o el criterio de tu equipo, establecemos mejor el impacto potencial de una acción y el potencial aprendizaje de esa acción?

¿Qué pasaría si la planeación fuera dinámica en lugar de estática?

Es fácil visualizar el beneficio: planes que responden a los cambios.

Y al estar respondiendo a los cambios, se está trabajando en consecuencia y las actividades se alinean a lo que se pretende lograr. ¿Es esto posible?

Gestión ágil del cambio

Jason Little es un orador y experto en temas de gestión del cambio. En su libro Lean Change Management (2014) propone una metodología para que el cambio sea ágil y con una planeación retroalimentada, es decir, con base en aprendizajes.

Lean Change Management toma conceptos de filosofías y metodologías ya existentes, y crea un marco que permite conciliar dos temas que normalmente son difíciles de alinear: la estrategia de una empresa y la operación del día a día.

De esta manera crea un proceso de planeación y aplicación que es dinámico: se adapta y aprende de la misma ejecución.

Este video lo explica con más detalle:

Joao Gama es un tallerista que se dio a la tarea de aterrizar los conceptos planteados por Jason Little. Dada su experiencia como emprendedor y practicante de metodologías como Agile y Scrum, Lean Change Management resultó para él muy familiar.

Para Astrolab es muy importante estar empapados de las últimas tendencias en lo que se refiere a gestión de cambio. Cuando me plantearon la posibilidad de asistir a un curso de Joao, me pareció una excelente idea, aunque en realidad mi expectativa era baja.

Aprendizaje en San Antonio

Gerardo y yo nos apuntamos al taller en la Ciudad de México, no obstante, por diversos motivos el taller tuvo que ser cancelado, pero Joao nos invitó al siguiente taller, en San Antonio, Texas.

Cuando llegamos a la primera sesión, me dí cuenta que eramos los más jóvenes del grupo. La mayoría de los participantes eran personas con más de 20 años de experiencia, lo cual me pareció contraintuitivo.

Pensaría que en talleres sobre estos temas habría personas más jóvenes. De alguna manera me pareció sobresaliente que personas con varios años de experiencia se dieran la oportunidad de aprender sobre las nuevas metodologías para gestionar el cambio.

Joao Gama durante un taller de Lean Change Management en Barcelona, en julio de 2016. Foto por @ignasipardo

En el primer día, aprendimos los fundamentos de la metodología, participamos junto a nuestros compañeros en las diferentes dinámicas y entendimos que la complejidad, más allá de ser un promotor de tensión, debe ser considerado un motor de descubrimientos y aprendizajes con miras a mejorar constantemente.

Ya para el segundo día, tuvimos la oportunidad de resolver un caso mediante la metodología de Lean Change Management.

Lo más relevante, desde mi punto de vista, fue entender que en entornos complejos, no sirve de nada planificar y ejecutar sin adaptar el plan, más bien éste se debe co-crear y adaptarlo con base en el aprendizaje que se va obteniendo de las actividades ejecutadas.

Llegamos buscando aprender a gestionar el cambio, y salimos de un taller que va más allá: administrar el cambio, incorporando la estrategia del negocio y priorizando acciones que permitan maximizar el valor para el cliente, siempre tomando en cuenta a las personas.

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