Storytelling de Negocios

Cómo apoyarte en la tecnología para optimizar tu trabajo: 12 herramientas útiles

por Astrolab

En una ocasión, un colaborador tuvo la urgencia de hacer eso que nadie quiere por ser súper tedioso y tardado: ir al SAT.

Como era costumbre, sacó cita desde antes, se asesoró con un contador, acudió personalmente al lugar, hizo la fila…

Pero en cuanto fue su turno de ser atendido, le informaron que su trámite ya podía realizarse en línea.

En lugar de invertir toda su mañana, con los costos que eso conlleva, gracias a la tecnología podría haberlo resuelto de manera sencilla, sin salir de su casa y con tres clicks.

Como trató Andrés en el Artículo Destacado de este mes, y como ilustra este ejemplo, la tecnología vino a cambiar de manera radical la forma en que trabajamos e interactuamos.

Hoy es posible comunicarte con tu equipo o entrar a junta estando a kilómetros de distancia. O conseguir información específica en segundos con un par de clicks y los filtros correctos.

Incluso en el área de atención al cliente los bots se están abriendo camino para solucionar problemas sencillos.

Pero a pesar de la creencia de muchos de que nos quitará los trabajos, la tecnología se emplea con mayor frecuencia como un apoyo al elemento humano para que hagamos todo con mucho más efectividad.

A continuación te presentamos algunas herramientas que vale la pena tomar en cuenta. Las dividiremos en cuatro categorías.

1) Colaboración

Aquí veremos las herramientas que hacen coincidir a los miembros de un equipo en un solo espacio virtual, que facilitan compartir archivos con facilidad y avanzar proyectos.

Asana

Se trata de un programa diseñado para llevar el control de proyectos. Ahí puedes calendarizar actividades y hacerlas visibles para los miembros de tu equipo, los cuales pueden comentar ahí mismo.

Cuenta, entre otras funciones, con un visualizador estilo Kanban para monitorear el avance de las tareas.

Además, puede integrarse con casi 100 aplicaciones de terceros para tener todo en un solo lugar.

Workplace by Facebook

La red social más grande del mundo busca cambiar su reputación de distractor y página prohibida en la oficina.

Para ello creo una interfase casi idéntica, pero diseñada específicamente para cada empresa.

El resultado es una red interna con la misma apariencia y funciones de Facebook, pero donde sólo interactuen los miembros de la organización y se compartan posts relacionados con ello.

Invision

Esta app permite desarrollar prototipos de principio a fin, compartirlos con tu equipo y con los clientes para recibir retroalimentación.

Una característica interesante es que varias personas pueden entrar en pantalla colaborativa para discutir el producto, hacerle apuntes e incluso conectar mediante videollamada.

2) Comunicación

En este apartado hablaremos de herramientas que nos permiten conectar de manera instantánea con gente alejada. También de aquellas aplicaciones capaces de agregar un valor agregado a nuestros mensajes.

BlueJeans

Desde que Skype presentó al mundo la versatilidad de las videollamadas, la calidad de éstas no ha hecho más que ir en aumento.

BlueJeans busca volver la comunicación a distancia algo realmente funcional para las organizaciones. Permite sostener reuniones por videoconferencia con imagen y sonido de alta definición en una plataforma sencilla.

También se conecta con Facebook o Workplace para transmitir en vivo.

Doodle

En esta aplicación puedes planear juntas de forma efectiva.

Doodle crea encuestas que se envían a los miembros de tu equipo -que no necesariamente deben tener la app- para consultar el mejor momento para reunirse, y con base en ello te presenta la mejor fecha para realizar la junta.

Además, tiene una opción llamada Meet Me, donde otros usuarios pueden ver tu horario y, según tu disponibilidad, buscarte en el mejor momento.

Stride

Similar a otras herramientas de colaboración y comunicación más populares, como Slack, Stride tiene la ventaja de que te facilita convertir las decisiones en acciones.

Aquí puedes marcar y resaltar una mención en el chat para convertirla en tarea a realizar, así el resto de tu equipo sabrá los pendientes del día.

También tiene la opción de presentarte lo más importante de una conversación ya iniciada cuando recién te incorporas a la discusión.

3) Feedback

La tecnología también nos permite ahorrar tiempo gracias a herramientas que dan retroalimentación en tiempo real. O bien, que recolectan los datos necesarios para que un humano emita la evaluación de manera más precisa.

15Five

Esta herramienta busca eliminar las tediosas y hoy por hoy poco útiles evaluaciones anuales de desempeño.

En lugar de esto, propone evaluaciones semanales de 15 minutos para los colaboradores, que el supervisor puede revisar en 5.

También provee un espacio seguro donde los miembros de una organización pueden hacer comentarios sobre lo que les preocupa o les agrada de su trabajo, o recibir reconocimiento por sus logros.

Es útil para que el líder pueda darle seguimiento a los objetivos de su equipo mediante preguntas instrospectivas.

Impraise

Al igual que 15Five, sirve para dar retroalimentación inmediata en tiempo real.

Sin embargo, tiene la ventaja de que puede crease una lista de “habilidades clave” de cada miembro del equipo. De esta manera el líder puede darle seguimiento y guiar su desarrollo profesional.

Hppy

Esta aplicación se centra en medir el estado de ánimo de los miembros de una organización. Lo hace mediante preguntas que los colaboradores sólo pueden responder con “feliz”, “regular” o “triste”.

También permite enviar tarjetas de agradecimiento mediante la app, o agendar una junta si se nota una tendencia preocupante.

4) Productividad

En esta sección trataremos herramientas que acortan los tiempos de procesos o nos ayudan a llevar un mejor control de ellos.

Evernote

Es una de las app para tomar notas más utilizadas. Tiene la ventaja de que lo que apuntes o subas a su nube puedes consultarlo posteriormente desde tu escritorio.

Además puedes categorizar tus apuntes por tipo, categoría, lugar donde fueron tomados, etc.

GoToMyPC

Esta herramienta vuelve el “home office” o los viajes de trabajo más sencillos, pues te permite conectare a tu computadora de la oficina desde cualquier lugar.

Harvest

Con Harvest puedes llevar un registro de tu tiempo y gastos para optimizar tu productividad.

Te da la opción de registrar el número de horas que te toma hacer algo, o iniciar un conteo desde que inicias hasta que terminas.

Y esta información está disponible para el líder, de manera que pueda asignar tareas de forma más equitativa, o exigir a quien lo necesite.

También puedes llevar la cuenta del presupuesto, subir fotos de tus recibos para guardarlos y así conocer la salud financiera de cada proyecto.


¿Cuáles de estas herramientas ya conocías? ¿Conoces otras apps que consideres útiles que pudiéramos agregar a la lista? Cuéntanos tu experiencia en los comentarios.

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Conectar tu propósito con el trabajo: Caso Nuevo Amanecer

por Analucía Richo

Pequeñas acciones pueden tener un gran impacto.

Desde muy pequeña, en el colegio cada semestre las maestras y los papás organizaban una visita a un orfanato, asilo, escuela de bajos recursos, o a alguna asociación que pudiera necesitar apoyo y en la que niños de entre 5 y 14 años pudieran ayudar.

Recuerdo muy bien, creo que fue el primer año de secundaria, que durante todo el año reunimos cosas como colchas, calcetines y comida. La idea era ayudar a unos 30 viejitos que vivían en un asilo.

Desde secundaria nos inculcaban en la escuela el valor de ayudar (ahí estoy yo, en el centro).

Llegó el día, y además de darles lo que reunimos, nos quedamos a comer con ellos y jugamos lotería.

Había un viejito ya muy grande que muy apenas podía jugar, pero al final nos contó que hace mucho que no lo visitaban y que eso le daba energía.

Desde entonces intento cada vez que puedo, o al menos una vez al año, hacer algo parecido.

Proyecto con Nuevo Amanecer

En noviembre del año pasado, Óscar nos contó durante una comida que una compañera suya del IPADE, hija de la fundadora de Nuevo Amanecer (NA), le había comentado que traían el proyecto de diseñar la experiencia en las visitas a la asociación.

Decía ella que ése es un momento muy relevante: es el primer acercamiento de posibles donantes o voluntarios y de eso depende qué tanto se comprometen y ayudan en la organización.

Sin pesar lo complejo que podía ser el proyecto, recordé el impacto que una pequeña acción puede tener y le dije que yo lo haría.

El proyecto con Nuevo Amanecer consistió en diseñar la experiencia durante las visitas.

El primer día nos dieron el recorrido a Gerardo y a mí. En lo personal, no puedo explicar lo que sentí, sólo quería ayudar.

Empezamos el proyecto, y después de algunas sesiones de trabajo y cocreación, hice un Nido para complementar el recorrido y la narrativa de Nuevo Amanecer con historias.

Al terminar el Nido Marco, el director general de Nuevo Amanecer me llevó aparte para platicar. Me comentó que se acababa de dar cuenta de que su asociación está formada por historias. Que eso es lo que los hace ser lo que son hoy.

Y que sin ellas, probablemente los nuevos no entenderían la pasión de los que llevan más años en NA.

Además, a los que llevan más años les sirven como energía para seguir persiguiendo su objetivo: brindar un servicio integral de la más alta calidad a personas con discapacidad, para así mejorar sus vidas y las de sus familias.

Te quiero compartir algunas de las historias cortas que recopilamos que más me gustaron:

1)

Una vez, estando en cita de evaluación con un alumno del área de Habilidades Funcionales y sus papás, la voluntaria explicaba algunos temas. Entonces hizo una primera pregunta: “¿Señora, usted juega con su hijo?”.

La señora puso cara de sorpresa, y no contestó. El papá, muy asombrado, preguntó: “¿Juega?”.

¡No sabían que su hijo podía jugar! Con ello la voluntaria comprendió que había mucho por trabajar y les explicó a la familia todo lo que el niño sí podía hacer.

Después de unas semanas, la mamá buscó muy contenta a la voluntaria y le dijo: “Gracias por tomar a un niño y devolverme a mi hijo”.

2)

Imagina el impacto que tenemos en las vidas de estas familias.

Hace algunos años se hacían viajes de verano, llevábamos a los niños a conocer la playa.

En estos viajes, ellos tenían la experiencia de enfrentarse a cosas a las que no suelen enfrentarse: desde subirse a un camión de viaje o a un avión, hasta separarse de sus papas, entre otras cosas.

En una ocasión fuimos a Tampico. Imagínate la logística de desarmar y armar las sillas, subir a los niños al camión y todo lo que eso implica.

En fin, llegamos a la playa y había 100 metros antes de llegar al mar. Armamos las sillas, bajamos a los alumnos y ¡sorpresa!, no es fácil empujar ruedas en la arena.

Había un niño, Juan, que no necesitaba silla, pero sí apoyo para caminar. En ese momento yo estaba empujando una silla y él se estaba agarrando de mí y le dije: “Juan, vas a necesitar caminar, no te puedo ayudar”.

En eso Juan se soltó y empezó a caminar muy rápido, como él podía, pero fue algo impresionante. Él nunca había sentido la arena y al final me ganó en llegar al mar. Él se enfrentó a una realidad.

Su mamá dijo: “Ése fue el viaje que cambió la vida no sólo de mi hijo, sino de toda mi familia”.

El entregable final de este proyecto es una joya. Además de servir para el recorrido y tener un impacto con las visitas, fue muy útil para energizar y motivar a todos, al dar a conocer las historias que se viven en NA día a día.

Una organización como Nuevo Amanecer está hecha de historias, que sirven para motivar y energizar a quienes colaboran en ella.

Trabaja con propósito y energízate todos los días

Así como todos los terapeutas, médicos, maestras, y demás administrativos que trabajan en NA están motivados y disfrutan su trabajo, tú también puedes hacerlo.

Probablemente estás pensando “sí, pero su propósito está bien cañón”. Pues te tengo una noticia: ¡sea cual sea tu trabajo, puedes encontrar un propósito propio que esté alineado al de la empresa!

El truco es hacer un poco de introspección. En el libro de “Grit: The Power of Passion and Perseverance” de Angela Duckworth, entre muchas cosas plantea dos que creo que vale la pena compartir con ustedes.

  1. Apégate a tu interés: “Las personas son más felices si su trabajo se cruza con sus intereses”.
  2. Comprométete con pequeñas tareas que amas: “Las grandes metas son inspiradoras, pero necesitas pequeñas metas para que las grandes metas se cumplan.”

Teniendo en mente estas dos recomendaciones, quiero enseñarte cómo yo hice una pequeña introspección y hallé que mis metas personales están alineadas a las de Astrolab.

Con base en esto intento hacer más de lo que me gusta y energizarme para hacer lo que no me gusta tanto:

Aunque este fue un ejercicio rápido, tengo mucha claridad que por medio de Astrolab yo me desarrollo a nivel personal y profesional, y que mis metas finales se alinean con las de la empresa.

Sé que me encanta ayudar y por medio de proyectos como el de NA, lo hacemos de forma genuina.

Pero a la vez entiendo que, aunque no todas las empresas tienen propósitos como el de Nuevo Amanecer, en cada una de ellas hay muchas personas que van a trabajar al menos ocho horas. 

Y que haciendo consultoría y resolviendo problemas en cada uno de los proyectos, si hago un buen trabajo puedo trascender en la vida de muchas personas y sus familias.

Extra: Yo hoy

Yo no soy de las personas que creen en las coincidencias. Más bien pienso que todo en la vida está conectado por pequeñas acciones que generan efectos a corto o largo plazo.

Todo y todos somos parte de un sistema con muchos subsistemas, pero al fin conectado.

Dos meses después de acabar este proyecto y enamorarme de Nuevo Amanecer, yo tenía que iniciar la tesis de la maestría. En equipo habíamos coincidido que queríamos trabajar con una ONG.

En una reunión de equipo, Caro, una de mis compañeras, propuso hacer la tesis con NA. Después de alunas entrevistas y evaluar otras organizaciones en las que podríamos trabajar, nos quedamos con ellos.

Haber trabajado previamente con NA nos dio una ventaja para hacer el diagnostico más rápido y más profundo. La tesis va de maravilla y, aunque ha sido muy retador, me siento muy comprometida.

Estoy segura de que vamos a terminar con un proyecto exitoso que ayude a NA a su crecimiento.

Sé que este tipo de proyectos, por más que sean pesados, me energizan y me hacen ser mejor en otras tareas que quizás no disfruto tanto.


Analucia es consultora en Astrolab. Cree firmemente que todo lo que hacemos y dejamos de hacer deriva en efectos negativos y positivos, y que tenemos que construir en base a estas acciones: confianza, cultura y organizaciones exitosas. Puedes contactarla en analucia@astrolab.mx 

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¿Estás listo para reinventar tu organización? Reseña: ‘Brave New Work’

por Andrés Oliveros

Mi papá falleció en el 2015 sin entender por qué dejé mi naciente carrera como abogado corporativo en el 2012 para dedicarme al cambio y cultura organizacional.

Para él, la cultura de una empresa -le tocó desarrollarse en el sector industrial- era algo que existía, pero que se componía enteramente por dos elementos inamovibles o read-only: la poca disposición del obrero por trabajar, y el cariño -o la falta de cariño- del jefe por sus colaboradores (mi Padre, debo aclarar, era un líder entregado por su gente).

¿Qué tanto puedes cambiar cómo se trabaja? La gente trabaja porque necesita, no porque quiere, era su mentalidad.

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