#TrabajaExtraordinario

Crónica de un congreso sobre agilidad. ¿Qué aprendí?

por Analucía Richo

Unos meses después de entrar a la maestría, platicando en una comida con Lupita (ex directora del Máster en Desarrollo Organizacional, MDO, de la UDEM), me comentó que antes hacían un congreso cada año. Pero que por muchas razones se dejó de hacer.

Después de darle vueltas por un tiempo, en agosto de 2018 me acerqué con Patricia Nuñez, la actual directora de la maestría, y le conté que quería organizar un congreso por cinco razones.

  1. Desde antes de entrar había escuchado que el MDO es la joya de la corona de la UDEM, y me dije a mí misma: “Necesita tener su congreso”.
  2. Para promocionar la maestría y engrandecer su nombre.
  3. Sería una muy buena oportunidad para que nosotros los estudiantes escucháramos a ponentes de un nivel muy alto en el campo del Desarrollo Organizacional.
  4. Para que los ex alumnos vuelvan a la universidad a actualizarse.
  5. Y para hacer networking y crear conocimiento compartido.

Le comenté a Paty que no sería la primera vez que organizaría un evento así.

Durante mi carera en el Tec tuve la oportunidad de coordinar muchos congresos, foros y otros eventos tanto en la SAIIS (Sociedad de Alumnos de Ingeniería Industrial) como en la FEITESM (Federación de alumnos del ITESM). Ello me daba una buena percepción del trabajo que sería.

Unos días después de plantearle el reto, me citó en su oficina y me dijo que ella estaba a bordo.

Me emocioné muchísimo, pero sólo duró unos minutos: me cayó el veinte de todo el trabajo que se venía.

Tema: ‘Cambios Ágiles’

Había demasiadas incógnitas: duración, tema, lugar, audiencia, tamaño, quién ayudaría, y la lista sigue.

Establecimos primero que el congreso duraría dos días, elegimos dos fechas distintas y decidimos que el tema sería «Cambios Ágiles».

Póster del congreso.

Después de esto nos dedicamos a buscar conferencistas. Paty tenía muchos contactos de otros congresos, por lo que muchos accedieron a venir desde lejos.

Para temas de logística nos aliamos con Educación Continua de la UDEM y aún así todo fue muy complejo, pero tuvimos dos ángeles: Yaz y Cecy. Gracias a ellas toda la logística interna y procesos burocráticos fueron resueltos.

En cuanto a promoción, poco a poco nos fueron autorizando todo y aunque comenzamos tarde, arrancamos en cuarta.

Bombardeamos redes sociales y mandamos correos a todas las bases de datos de ex alumnos. Izda, una compañera de la maestría, hizo un excelente trabajo manejando un giveaway y programando los posts en redes.

Sin embargo, yo estaba algo intranquila pues unas semanas antes teníamos pocos inscritos (un 50% de nuestra meta de 180 personas).

Pero dos o tres días antes del arranque del congreso las ventas se dispararon, la noche del 13 de marzo me llegaba un correo cada minuto.

¡Fue una locura! Estuvimos recibiendo a los conferencistas y mandando boletos hasta la madrugada. A las 2:21 am del 14 de marzo había 230 personas inscritas.

Tuvimos que mandar a hacer más gafetes, pedir más comida y ajustar temas de logística, pero todo pintaba de maravilla. Sabíamos que más personas llegarían el mero día a escribirse en la UDEM.

Tenía que fluir

El registro comenzaba a las 8:00 am del jueves 14, yo llegué una hora y media antes.

Entre al teatro y ¡vi en la pantalla la imagen del congreso! Me emocione mucho, y supe que a partir de ese momento todo tenía que fluir, pasara lo que pasara.

Y así fue, disfruté mucho cada momento: el estrés cuando una presentación no se abría, entregar comidas, saludar a personas que había conocido por correo, platicar con viejos amigos y hacer nuevos. Y claro, escuchar nuevas ideas y aprender de cada ponencia.

Durante los tres días pude convivir con algunos de los invitados y con sus esposas: Gary, Merilee, Tom, Bobby, David, Jean, Gladys, Pepe, Norma, Óscar, Joaquín y Gaby. Todos grandes personas con las que esperó seguir en contacto.

La convivencia entre organizadores y ponentes fue de mis experiencias favoritas.

¡Todo sale!

Aún estoy reflexionando sobre todo lo ocurrido en la UDEM, pero aquí les dejo mis aprendizajes.

En cuanto la organización y logística:

  1. Muchas veces nos paralizamos por la cantidad de pendientes y actividades que tenemos, pero ¡TODO SALE! El chiste es tener claridad y priorizar.
  2. Siempre enfócate en el cliente, en este caso el participante. A pesar de todo lo que se requiere en la organización de un evento como éste, lo más relevante siempre es pensar en la experiencia del participante. Cada vez que organizó un evento aprendo más y más.
  3. Pero tampoco te estreses, es casi imposible prever todo, es mejor ser flexible y adaptarse a lo que surge (ej. llueve: consigue paraguas).

En cuanto a las conferencias, casos de éxito y talleres, me quedo con estas lecciones:

  1. La mayoría de los problemas en un proceso de cambio son por mal liderazgo, hay que asegurarnos de comunicar hasta el más mínimo detalle, ser transparentes y empoderar a otros en estos procesos.
  2. Para lograr una buena cultura y un equipo altamente motivado, ellos tienen que crear y ser dueños de su sistema operativo.
  3. El cambio es constante, pero todas las personas necesitamos un momento de transición para digerir cualquier cambio, ya sea personal o profesional. Si no se tiene esta transición, un cambio no durará o será muy superficial.
  4. Los mindsets de tu gente tiene que estar alineados o soportar el cambio que esperas en la organización.
  5. Todo esta conectado, antes de hacer algo piensa en los sistemas y subsistemas con los que interactúas.

Te comparto la memoria gráfica del congreso en la UDEM:

Tú puedes lograrlo

Pero aún con todos estos aprendizajes, el más valioso fue algo muy personal: me confirme a mí misma que soy capaz de lograr lo que sea que me proponga.

Incluso teniendo detractores, un montón de obstáculos, cero presupuesto y poco tiempo tú puedes lograrlo.

Pero claro, no va sólo de quererlo, porque aunque lo quieras con todas tus fuerzas no llegarás así nada más: necesitas trabajar duro y empujar hacia adelante. De verdad te lo aseguro, es sólo de creértela y dar el primer paso.

Todo esto fue un viaje, una aventura. Terminé muy cansada, pero también satisfecha.

Recibí muchísimos comentarios muy bonitos y motivadores de parte de compañeros, amigos y también de muchos desconocidos. Fueron un par de días con muchas emociones.


Si fuiste al congreso, por favor contáctame y cuéntame qué te pareció. Podemos ir por un café o simplemente mándame un correo. Ya veremos si soy parte del comité de organizadores del Congreso de Desarrollo Organizacional 2020, o si existirá, pero siempre es bueno tener feedback.


Analucía es consultora en Astrolab. Cree firmemente que todo lo que hacemos y dejamos de hacer deriva en efectos negativos y positivos, y que tenemos que construir en base a estas acciones: confianza, cultura y organizaciones exitosas. Puedes contactarla en analucia@astrolab.mx 

 

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