Storytelling de Negocios

¿Lograré más colaboración en mi equipo con espacios abiertos?

Por Ana Fernanda Moctezuma y Óscar Ramírez

La respuesta es: “No necesariamente”.

Para alcanzar las necesidades y características de una nueva generación de ejecutivos, las organizaciones están transformando sus espacios. ¿Irán en el camino correcto?

Hace unas semanas, mi amigo Pedro cambió de trabajo. De una compañía gigantesca, se movió a una startup de tecnología en crecimiento.

El anuncio fue una gran sorpresa para todos. Pedro se sentía muy cómodo en su antiguo trabajo, el más importante desde que se graduó.

En el primer día en el sitio nuevo, para su onboarding lo llevaron a vivir la experiencia. Todo iba sobre ruedas hasta que llegó a su escritorio, o mejor dicho, al “escritorio”. Aquí está el mensaje que nos mandó al grupo de amigos:

“Mi nueva oficina en ‘X’ se limita a una mesa larga en donde todos se sientan al azar”.

“Me siento raro. No sé ni dónde sentarme”.

“No me encanta esto. Pero bueno”.

Reunir a las personas en un lugar común puede ser una acción hacia la optimización e integración de los equipos, pero no la única, ni la principal.

En resumen, tener espacios físicos más abiertos no es garantía de mayor colaboración.

¿Cómo sí?: impulsa el trabajo individual

Parece una contradicción, pero autores como Christine Congdon, Donna Flyn y Melanie Redman coinciden en que, si quieres aprovechar mejor tus tiempos y espacios de trabajo en equipo, deberías invertir en incrementar tus competencias individuales.

¿Cómo puedes lograrlo? Hicimos una lluvia de ideas y queremos compartirte las más relevantes:

Aprende a conocerte

Es muy común que los equipos se formen únicamente con base en habilidades prácticas, inteligencia, o incluso conveniencia.

Sin embargo, la diversidad en características personales también contribuye al equilibrio en grupos de trabajo.

Tener conocimiento de quién eres te permitirá encontrar un balance entre lo que puedes aportar y lo que necesitas de otros para complementarte, y así potenciar el trabajo colaborativo.

Bien dijo Scott Belsky, la mejor ventaja competitiva en los negocios y en la vida es la autoconsciencia.

Y hay muchas cosas que puedes empezar a hacer para mejorar tu autoconsciencia.

Una de ellas- y quizá la más sencilla- sería hacer introspección y reflexionar sobre tus fortalezas y debilidades, o incluso pedir retroalimentación a personas que te conocen muy bien.

También puedes darte el tiempo de hacer pruebas que te permitan identificar algunas características que te definen (ojo, los resultados de éstas no tienen por qué ser ley absoluta). Aquí hay algunas opciones:

Encuentra tu espacio

Como decíamos al inicio, los espacios abiertos no necesariamente significan más colaboración, al menos no en automático.

Y una de las principales razones es que el abuso de estos espacios tiende a incomodar a algunas personas, al grado de afectar incluso su trabajo individual.

A pesar de que la tendencia de espacios abiertos ha ido dominando a las organizaciones, se ha comenzado a notar que las personas necesitan también de espacios de silencio, privacidad, o momentos para estar solos y poder concentrarse.

Si el espacio de open office es definitivo en tu organización y no tienes opción a un espacio privado, puede funcionar apropiarte del espacio que estás ocupando. Es decir, adecuarlo o decorarlo de forma que te sientas cómodo y te motive a trabajar de forma individual.

Otro tip: si quieres aislarte en un espacio compartido, puedes conseguirte unos buenos audífonos. Te aseguramos que serán tus mejores aliados si buscas un rato contigo mismo.

Los audífonos pueden ser tu salvavidas ante las distracciones. Entre más desarrolles tus competencias individuales, mejor podrás aportar al equipo.

Anticipa tus reuniones

Para evitar la “juntitis”, te recomendamos anticipar las reuniones en equipo. ¿Cómo lo puedes hacer?

Un par de consejos que recibí de un amigo arquitecto es: envía a a tu equipo la agenda un día antes de la reunión y manda siempre una minuta como cierre con responsabilidades y fechas de entrega.

La primera te permitirá llegar preparado y que todos vayan en la misma sintonía; la segunda te facilitará dar seguimiento a las tareas.

Si se trata de un equipo autodirigido, se pueden asignar roles. Siempre contempla a alguien que mande la agenda y a otra persona que tome notas en la minuta.

Entiende cuándo cortar

No puedes hacerlo todo, y no puedes hacerlo sólo.

Probablemente sientes que tener el control total de un proyecto te facilita el trabajo, incluso pareces ser mucho más eficiente sacándolo adelante por tu cuenta. Nosotros también nos hemos sentido así, y en la mayoría de las ocasiones hemos estado equivocados.

Un paso importante para mejorar la colaboración es identificar cuándo empieza a ser necesaria. Si bien el trabajo individual es esencial, siempre será enriquecedor compartir ideas y pedir ayuda de una persona o equipo adecuado.

Además, esto te permitirá aprender a relajarte y dejar que tu cerebro descanse, y sin duda el tiempo que inviertas en la ejecución de tus tareas será mucho más productivo.

Valora el Fracaso

Todos conocemos equipos que avanzan muy lento o no avanzan porque temen fracasar. Una forma de verlo es cuando el grupo se queda congelado en el análisis, que se percibe “más fácil”, pues nadie se ensucia las manos.

Para combatir esta actitud, recomendamos darle la vuelta al fracaso y valorarlo.

Por ejemplo, un día un grupo de alumnas presentó un proyecto e inició diciendo: “Cometimos un error en el análisis del proyecto, dedicamos dos semanas a pilotear de esta forma y al final encontramos que estábamos equivocadas. Éstas fueron nuestras experiencias…”.

Ver el fracaso como una “lección aprendida” y reconocer a quien más lecciones aprendidas pueda contar, disminuye el miedo del equipo.

No olvides tu rol como líder

Ten siempre en mente que para que la verdadera colaboración suceda, los líderes deberían pensar en la cultura de trabajo: cómo funcionan sus equipos y qué espacios promoverán esos valores.

Mientras los líderes contemplen las necesidades de sus colaboradores, en versión colaborativa e individual, el futuro del trabajo será increíble.

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