Storytelling de Negocios

¿Lograré más colaboración en mi equipo con espacios abiertos?

Por Ana Fernanda Moctezuma y Óscar Ramírez

La respuesta es: “No necesariamente”.

Para alcanzar las necesidades y características de una nueva generación de ejecutivos, las organizaciones están transformando sus espacios. ¿Irán en el camino correcto?

Hace unas semanas, mi amigo Pedro cambió de trabajo. De una compañía gigantesca, se movió a una startup de tecnología en crecimiento.

El anuncio fue una gran sorpresa para todos. Pedro se sentía muy cómodo en su antiguo trabajo, el más importante desde que se graduó.

En el primer día en el sitio nuevo, para su onboarding lo llevaron a vivir la experiencia. Todo iba sobre ruedas hasta que llegó a su escritorio, o mejor dicho, al “escritorio”. Aquí está el mensaje que nos mandó al grupo de amigos:

“Mi nueva oficina en ‘X’ se limita a una mesa larga en donde todos se sientan al azar”.

“Me siento raro. No sé ni dónde sentarme”.

“No me encanta esto. Pero bueno”.

Reunir a las personas en un lugar común puede ser una acción hacia la optimización e integración de los equipos, pero no la única, ni la principal.

En resumen, tener espacios físicos más abiertos no es garantía de mayor colaboración.

¿Cómo sí?: impulsa el trabajo individual

Parece una contradicción, pero autores como Christine Congdon, Donna Flyn y Melanie Redman coinciden en que, si quieres aprovechar mejor tus tiempos y espacios de trabajo en equipo, deberías invertir en incrementar tus competencias individuales.

¿Cómo puedes lograrlo? Hicimos una lluvia de ideas y queremos compartirte las más relevantes:

Aprende a conocerte

Es muy común que los equipos se formen únicamente con base en habilidades prácticas, inteligencia, o incluso conveniencia.

Sin embargo, la diversidad en características personales también contribuye al equilibrio en grupos de trabajo.

Tener conocimiento de quién eres te permitirá encontrar un balance entre lo que puedes aportar y lo que necesitas de otros para complementarte, y así potenciar el trabajo colaborativo.

Bien dijo Scott Belsky, la mejor ventaja competitiva en los negocios y en la vida es la autoconsciencia.

Y hay muchas cosas que puedes empezar a hacer para mejorar tu autoconsciencia.

Una de ellas- y quizá la más sencilla- sería hacer introspección y reflexionar sobre tus fortalezas y debilidades, o incluso pedir retroalimentación a personas que te conocen muy bien.

También puedes darte el tiempo de hacer pruebas que te permitan identificar algunas características que te definen (ojo, los resultados de éstas no tienen por qué ser ley absoluta). Aquí hay algunas opciones:

Encuentra tu espacio

Como decíamos al inicio, los espacios abiertos no necesariamente significan más colaboración, al menos no en automático.

Y una de las principales razones es que el abuso de estos espacios tiende a incomodar a algunas personas, al grado de afectar incluso su trabajo individual.

A pesar de que la tendencia de espacios abiertos ha ido dominando a las organizaciones, se ha comenzado a notar que las personas necesitan también de espacios de silencio, privacidad, o momentos para estar solos y poder concentrarse.

Si el espacio de open office es definitivo en tu organización y no tienes opción a un espacio privado, puede funcionar apropiarte del espacio que estás ocupando. Es decir, adecuarlo o decorarlo de forma que te sientas cómodo y te motive a trabajar de forma individual.

Otro tip: si quieres aislarte en un espacio compartido, puedes conseguirte unos buenos audífonos. Te aseguramos que serán tus mejores aliados si buscas un rato contigo mismo.

Los audífonos pueden ser tu salvavidas ante las distracciones. Entre más desarrolles tus competencias individuales, mejor podrás aportar al equipo.

Anticipa tus reuniones

Para evitar la “juntitis”, te recomendamos anticipar las reuniones en equipo. ¿Cómo lo puedes hacer?

Un par de consejos que recibí de un amigo arquitecto es: envía a a tu equipo la agenda un día antes de la reunión y manda siempre una minuta como cierre con responsabilidades y fechas de entrega.

La primera te permitirá llegar preparado y que todos vayan en la misma sintonía; la segunda te facilitará dar seguimiento a las tareas.

Si se trata de un equipo autodirigido, se pueden asignar roles. Siempre contempla a alguien que mande la agenda y a otra persona que tome notas en la minuta.

Entiende cuándo cortar

No puedes hacerlo todo, y no puedes hacerlo sólo.

Probablemente sientes que tener el control total de un proyecto te facilita el trabajo, incluso pareces ser mucho más eficiente sacándolo adelante por tu cuenta. Nosotros también nos hemos sentido así, y en la mayoría de las ocasiones hemos estado equivocados.

Un paso importante para mejorar la colaboración es identificar cuándo empieza a ser necesaria. Si bien el trabajo individual es esencial, siempre será enriquecedor compartir ideas y pedir ayuda de una persona o equipo adecuado.

Además, esto te permitirá aprender a relajarte y dejar que tu cerebro descanse, y sin duda el tiempo que inviertas en la ejecución de tus tareas será mucho más productivo.

Valora el Fracaso

Todos conocemos equipos que avanzan muy lento o no avanzan porque temen fracasar. Una forma de verlo es cuando el grupo se queda congelado en el análisis, que se percibe “más fácil”, pues nadie se ensucia las manos.

Para combatir esta actitud, recomendamos darle la vuelta al fracaso y valorarlo.

Por ejemplo, un día un grupo de alumnas presentó un proyecto e inició diciendo: “Cometimos un error en el análisis del proyecto, dedicamos dos semanas a pilotear de esta forma y al final encontramos que estábamos equivocadas. Éstas fueron nuestras experiencias…”.

Ver el fracaso como una “lección aprendida” y reconocer a quien más lecciones aprendidas pueda contar, disminuye el miedo del equipo.

No olvides tu rol como líder

Ten siempre en mente que para que la verdadera colaboración suceda, los líderes deberían pensar en la cultura de trabajo: cómo funcionan sus equipos y qué espacios promoverán esos valores.

Mientras los líderes contemplen las necesidades de sus colaboradores, en versión colaborativa e individual, el futuro del trabajo será increíble.

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Conectar tu propósito con el trabajo: Caso Nuevo Amanecer

por Analucía Richo

Pequeñas acciones pueden tener un gran impacto.

Desde muy pequeña, en el colegio cada semestre las maestras y los papás organizaban una visita a un orfanato, asilo, escuela de bajos recursos, o a alguna asociación que pudiera necesitar apoyo y en la que niños de entre 5 y 14 años pudieran ayudar.

Recuerdo muy bien, creo que fue el primer año de secundaria, que durante todo el año reunimos cosas como colchas, calcetines y comida. La idea era ayudar a unos 30 viejitos que vivían en un asilo.

Desde secundaria nos inculcaban en la escuela el valor de ayudar (ahí estoy yo, en el centro).

Llegó el día, y además de darles lo que reunimos, nos quedamos a comer con ellos y jugamos lotería.

Había un viejito ya muy grande que muy apenas podía jugar, pero al final nos contó que hace mucho que no lo visitaban y que eso le daba energía.

Desde entonces intento cada vez que puedo, o al menos una vez al año, hacer algo parecido.

Proyecto con Nuevo Amanecer

En noviembre del año pasado, Óscar nos contó durante una comida que una compañera suya del IPADE, hija de la fundadora de Nuevo Amanecer (NA), le había comentado que traían el proyecto de diseñar la experiencia en las visitas a la asociación.

Decía ella que ése es un momento muy relevante: es el primer acercamiento de posibles donantes o voluntarios y de eso depende qué tanto se comprometen y ayudan en la organización.

Sin pesar lo complejo que podía ser el proyecto, recordé el impacto que una pequeña acción puede tener y le dije que yo lo haría.

El proyecto con Nuevo Amanecer consistió en diseñar la experiencia durante las visitas.

El primer día nos dieron el recorrido a Gerardo y a mí. En lo personal, no puedo explicar lo que sentí, sólo quería ayudar.

Empezamos el proyecto, y después de algunas sesiones de trabajo y cocreación, hice un Nido para complementar el recorrido y la narrativa de Nuevo Amanecer con historias.

Al terminar el Nido Marco, el director general de Nuevo Amanecer me llevó aparte para platicar. Me comentó que se acababa de dar cuenta de que su asociación está formada por historias. Que eso es lo que los hace ser lo que son hoy.

Y que sin ellas, probablemente los nuevos no entenderían la pasión de los que llevan más años en NA.

Además, a los que llevan más años les sirven como energía para seguir persiguiendo su objetivo: brindar un servicio integral de la más alta calidad a personas con discapacidad, para así mejorar sus vidas y las de sus familias.

Te quiero compartir algunas de las historias cortas que recopilamos que más me gustaron:

1)

Una vez, estando en cita de evaluación con un alumno del área de Habilidades Funcionales y sus papás, la voluntaria explicaba algunos temas. Entonces hizo una primera pregunta: “¿Señora, usted juega con su hijo?”.

La señora puso cara de sorpresa, y no contestó. El papá, muy asombrado, preguntó: “¿Juega?”.

¡No sabían que su hijo podía jugar! Con ello la voluntaria comprendió que había mucho por trabajar y les explicó a la familia todo lo que el niño sí podía hacer.

Después de unas semanas, la mamá buscó muy contenta a la voluntaria y le dijo: “Gracias por tomar a un niño y devolverme a mi hijo”.

2)

Imagina el impacto que tenemos en las vidas de estas familias.

Hace algunos años se hacían viajes de verano, llevábamos a los niños a conocer la playa.

En estos viajes, ellos tenían la experiencia de enfrentarse a cosas a las que no suelen enfrentarse: desde subirse a un camión de viaje o a un avión, hasta separarse de sus papas, entre otras cosas.

En una ocasión fuimos a Tampico. Imagínate la logística de desarmar y armar las sillas, subir a los niños al camión y todo lo que eso implica.

En fin, llegamos a la playa y había 100 metros antes de llegar al mar. Armamos las sillas, bajamos a los alumnos y ¡sorpresa!, no es fácil empujar ruedas en la arena.

Había un niño, Juan, que no necesitaba silla, pero sí apoyo para caminar. En ese momento yo estaba empujando una silla y él se estaba agarrando de mí y le dije: “Juan, vas a necesitar caminar, no te puedo ayudar”.

En eso Juan se soltó y empezó a caminar muy rápido, como él podía, pero fue algo impresionante. Él nunca había sentido la arena y al final me ganó en llegar al mar. Él se enfrentó a una realidad.

Su mamá dijo: “Ése fue el viaje que cambió la vida no sólo de mi hijo, sino de toda mi familia”.

El entregable final de este proyecto es una joya. Además de servir para el recorrido y tener un impacto con las visitas, fue muy útil para energizar y motivar a todos, al dar a conocer las historias que se viven en NA día a día.

Una organización como Nuevo Amanecer está hecha de historias, que sirven para motivar y energizar a quienes colaboran en ella.

Trabaja con propósito y energízate todos los días

Así como todos los terapeutas, médicos, maestras, y demás administrativos que trabajan en NA están motivados y disfrutan su trabajo, tú también puedes hacerlo.

Probablemente estás pensando “sí, pero su propósito está bien cañón”. Pues te tengo una noticia: ¡sea cual sea tu trabajo, puedes encontrar un propósito propio que esté alineado al de la empresa!

El truco es hacer un poco de introspección. En el libro de “Grit: The Power of Passion and Perseverance” de Angela Duckworth, entre muchas cosas plantea dos que creo que vale la pena compartir con ustedes.

  1. Apégate a tu interés: “Las personas son más felices si su trabajo se cruza con sus intereses”.
  2. Comprométete con pequeñas tareas que amas: “Las grandes metas son inspiradoras, pero necesitas pequeñas metas para que las grandes metas se cumplan.”

Teniendo en mente estas dos recomendaciones, quiero enseñarte cómo yo hice una pequeña introspección y hallé que mis metas personales están alineadas a las de Astrolab.

Con base en esto intento hacer más de lo que me gusta y energizarme para hacer lo que no me gusta tanto:

Aunque este fue un ejercicio rápido, tengo mucha claridad que por medio de Astrolab yo me desarrollo a nivel personal y profesional, y que mis metas finales se alinean con las de la empresa.

Sé que me encanta ayudar y por medio de proyectos como el de NA, lo hacemos de forma genuina.

Pero a la vez entiendo que, aunque no todas las empresas tienen propósitos como el de Nuevo Amanecer, en cada una de ellas hay muchas personas que van a trabajar al menos ocho horas. 

Y que haciendo consultoría y resolviendo problemas en cada uno de los proyectos, si hago un buen trabajo puedo trascender en la vida de muchas personas y sus familias.

Extra: Yo hoy

Yo no soy de las personas que creen en las coincidencias. Más bien pienso que todo en la vida está conectado por pequeñas acciones que generan efectos a corto o largo plazo.

Todo y todos somos parte de un sistema con muchos subsistemas, pero al fin conectado.

Dos meses después de acabar este proyecto y enamorarme de Nuevo Amanecer, yo tenía que iniciar la tesis de la maestría. En equipo habíamos coincidido que queríamos trabajar con una ONG.

En una reunión de equipo, Caro, una de mis compañeras, propuso hacer la tesis con NA. Después de alunas entrevistas y evaluar otras organizaciones en las que podríamos trabajar, nos quedamos con ellos.

Haber trabajado previamente con NA nos dio una ventaja para hacer el diagnostico más rápido y más profundo. La tesis va de maravilla y, aunque ha sido muy retador, me siento muy comprometida.

Estoy segura de que vamos a terminar con un proyecto exitoso que ayude a NA a su crecimiento.

Sé que este tipo de proyectos, por más que sean pesados, me energizan y me hacen ser mejor en otras tareas que quizás no disfruto tanto.


Analucia es consultora en Astrolab. Cree firmemente que todo lo que hacemos y dejamos de hacer deriva en efectos negativos y positivos, y que tenemos que construir en base a estas acciones: confianza, cultura y organizaciones exitosas. Puedes contactarla en analucia@astrolab.mx 

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¿Estás listo para reinventar tu organización? Reseña: ‘Brave New Work’

por Andrés Oliveros

Mi papá falleció en el 2015 sin entender por qué dejé mi naciente carrera como abogado corporativo en el 2012 para dedicarme al cambio y cultura organizacional.

Para él, la cultura de una empresa -le tocó desarrollarse en el sector industrial- era algo que existía, pero que se componía enteramente por dos elementos inamovibles o read-only: la poca disposición del obrero por trabajar, y el cariño -o la falta de cariño- del jefe por sus colaboradores (mi Padre, debo aclarar, era un líder entregado por su gente).

¿Qué tanto puedes cambiar cómo se trabaja? La gente trabaja porque necesita, no porque quiere, era su mentalidad.

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