Storytelling de Negocios

La planeación requiere cambiar de mentalidad: Lean Change Management

por Emilio Chávez

¿Te imaginas un proceso de planeación que pueda ser ejecutado tal cual se diseñó? Yo tampoco.

Ahora más que nunca estamos inmersos en un contexto de cambios más frecuentes. Por lo tanto, me atrevo a decir que los planes -al menos cómo tradicionalmente los conocemos- cada vez pierden más y más utilidad.

Esto debido a que cualquier cambio en el entorno, por mínimo que sea, tiene como consecuencia que las actividades, recursos y tiempos planeados queden parcial o totalmente obsoletos: En pocas palabras, que ya no apliquen.

Entonces, se magnifican aquellos problemas que en teoría se iban a evitar con la planeación, y como resultado tenemos menor aprovechamiento del tiempo, menor eficiencia y la aparición de obstáculos no previstos, por mencionar algunos inconvenientes.

Para las personas que llevan toda una vida trabajando, les parece extraño que aquello que les funcionó ahora sea de poca utilidad.

Surge entonces la pregunta: ¿es la planeación algo que ha quedado en el pasado? ¿Ya no sirve?

¿Cómo planeamos?

Creo que pocas personas se atreverían a desechar la planeación por completo. De una manera u otra, aún tenemos la necesidad de asegurar el mejor uso de nuestros recursos, como individuos y como empresa, al tiempo que conciliamos la necesidad de responder a los cambios del entorno.

La pregunta no es si la planeación sirve o no; sino cómo planeamos.

No es algo trivial. Por ejemplo, si tratamos de establecer las etapas de la planeación tradicional, éstas serían:

  • Con una meta en mente establecemos actividades, responsables y tiempos de ejecución.
  • Luego tratamos de realizar las actividades en el orden establecido.
  • En el camino nos encontramos con imprevistos y cambios en el entorno.
  • Al final terminamos ejecutando actividades distintas a las planeadas.

Es tal cual, un proceso lineal, un proceso estático, sin cambios ni ajustes. Es una contradicción: planeación estática vs. cambios constantes.

¿Qué pasaría si en lugar de establecer a priori actividades, bajo nuestro criterio o el criterio de tu equipo, establecemos mejor el impacto potencial de una acción y el potencial aprendizaje de esa acción?

¿Qué pasaría si la planeación fuera dinámica en lugar de estática?

Es fácil visualizar el beneficio: planes que responden a los cambios.

Y al estar respondiendo a los cambios, se está trabajando en consecuencia y las actividades se alinean a lo que se pretende lograr. ¿Es esto posible?

Gestión ágil del cambio

Jason Little es un orador y experto en temas de gestión del cambio. En su libro Lean Change Management (2014) propone una metodología para que el cambio sea ágil y con una planeación retroalimentada, es decir, con base en aprendizajes.

Lean Change Management toma conceptos de filosofías y metodologías ya existentes, y crea un marco que permite conciliar dos temas que normalmente son difíciles de alinear: la estrategia de una empresa y la operación del día a día.

De esta manera crea un proceso de planeación y aplicación que es dinámico: se adapta y aprende de la misma ejecución.

Este video lo explica con más detalle:

Joao Gama es un tallerista que se dio a la tarea de aterrizar los conceptos planteados por Jason Little. Dada su experiencia como emprendedor y practicante de metodologías como Agile y Scrum, Lean Change Management resultó para él muy familiar.

Para Astrolab es muy importante estar empapados de las últimas tendencias en lo que se refiere a gestión de cambio. Cuando me plantearon la posibilidad de asistir a un curso de Joao, me pareció una excelente idea, aunque en realidad mi expectativa era baja.

Aprendizaje en San Antonio

Gerardo y yo nos apuntamos al taller en la Ciudad de México, no obstante, por diversos motivos el taller tuvo que ser cancelado, pero Joao nos invitó al siguiente taller, en San Antonio, Texas.

Cuando llegamos a la primera sesión, me dí cuenta que eramos los más jóvenes del grupo. La mayoría de los participantes eran personas con más de 20 años de experiencia, lo cual me pareció contraintuitivo.

Pensaría que en talleres sobre estos temas habría personas más jóvenes. De alguna manera me pareció sobresaliente que personas con varios años de experiencia se dieran la oportunidad de aprender sobre las nuevas metodologías para gestionar el cambio.

Joao Gama durante un taller de Lean Change Management en Barcelona, en julio de 2016. Foto por @ignasipardo

En el primer día, aprendimos los fundamentos de la metodología, participamos junto a nuestros compañeros en las diferentes dinámicas y entendimos que la complejidad, más allá de ser un promotor de tensión, debe ser considerado un motor de descubrimientos y aprendizajes con miras a mejorar constantemente.

Ya para el segundo día, tuvimos la oportunidad de resolver un caso mediante la metodología de Lean Change Management.

Lo más relevante, desde mi punto de vista, fue entender que en entornos complejos, no sirve de nada planificar y ejecutar sin adaptar el plan, más bien éste se debe co-crear y adaptarlo con base en el aprendizaje que se va obteniendo de las actividades ejecutadas.

Llegamos buscando aprender a gestionar el cambio, y salimos de un taller que va más allá: administrar el cambio, incorporando la estrategia del negocio y priorizando acciones que permitan maximizar el valor para el cliente, siempre tomando en cuenta a las personas.

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Conectar tu propósito con el trabajo: Caso Nuevo Amanecer

por Analucía Richo

Pequeñas acciones pueden tener un gran impacto.

Desde muy pequeña, en el colegio cada semestre las maestras y los papás organizaban una visita a un orfanato, asilo, escuela de bajos recursos, o a alguna asociación que pudiera necesitar apoyo y en la que niños de entre 5 y 14 años pudieran ayudar.

Recuerdo muy bien, creo que fue el primer año de secundaria, que durante todo el año reunimos cosas como colchas, calcetines y comida. La idea era ayudar a unos 30 viejitos que vivían en un asilo.

Desde secundaria nos inculcaban en la escuela el valor de ayudar (ahí estoy yo, en el centro).

Llegó el día, y además de darles lo que reunimos, nos quedamos a comer con ellos y jugamos lotería.

Había un viejito ya muy grande que muy apenas podía jugar, pero al final nos contó que hace mucho que no lo visitaban y que eso le daba energía.

Desde entonces intento cada vez que puedo, o al menos una vez al año, hacer algo parecido.

Proyecto con Nuevo Amanecer

En noviembre del año pasado, Óscar nos contó durante una comida que una compañera suya del IPADE, hija de la fundadora de Nuevo Amanecer (NA), le había comentado que traían el proyecto de diseñar la experiencia en las visitas a la asociación.

Decía ella que ése es un momento muy relevante: es el primer acercamiento de posibles donantes o voluntarios y de eso depende qué tanto se comprometen y ayudan en la organización.

Sin pesar lo complejo que podía ser el proyecto, recordé el impacto que una pequeña acción puede tener y le dije que yo lo haría.

El proyecto con Nuevo Amanecer consistió en diseñar la experiencia durante las visitas.

El primer día nos dieron el recorrido a Gerardo y a mí. En lo personal, no puedo explicar lo que sentí, sólo quería ayudar.

Empezamos el proyecto, y después de algunas sesiones de trabajo y cocreación, hice un Nido para complementar el recorrido y la narrativa de Nuevo Amanecer con historias.

Al terminar el Nido Marco, el director general de Nuevo Amanecer me llevó aparte para platicar. Me comentó que se acababa de dar cuenta de que su asociación está formada por historias. Que eso es lo que los hace ser lo que son hoy.

Y que sin ellas, probablemente los nuevos no entenderían la pasión de los que llevan más años en NA.

Además, a los que llevan más años les sirven como energía para seguir persiguiendo su objetivo: brindar un servicio integral de la más alta calidad a personas con discapacidad, para así mejorar sus vidas y las de sus familias.

Te quiero compartir algunas de las historias cortas que recopilamos que más me gustaron:

1)

Una vez, estando en cita de evaluación con un alumno del área de Habilidades Funcionales y sus papás, la voluntaria explicaba algunos temas. Entonces hizo una primera pregunta: “¿Señora, usted juega con su hijo?”.

La señora puso cara de sorpresa, y no contestó. El papá, muy asombrado, preguntó: “¿Juega?”.

¡No sabían que su hijo podía jugar! Con ello la voluntaria comprendió que había mucho por trabajar y les explicó a la familia todo lo que el niño sí podía hacer.

Después de unas semanas, la mamá buscó muy contenta a la voluntaria y le dijo: “Gracias por tomar a un niño y devolverme a mi hijo”.

2)

Imagina el impacto que tenemos en las vidas de estas familias.

Hace algunos años se hacían viajes de verano, llevábamos a los niños a conocer la playa.

En estos viajes, ellos tenían la experiencia de enfrentarse a cosas a las que no suelen enfrentarse: desde subirse a un camión de viaje o a un avión, hasta separarse de sus papas, entre otras cosas.

En una ocasión fuimos a Tampico. Imagínate la logística de desarmar y armar las sillas, subir a los niños al camión y todo lo que eso implica.

En fin, llegamos a la playa y había 100 metros antes de llegar al mar. Armamos las sillas, bajamos a los alumnos y ¡sorpresa!, no es fácil empujar ruedas en la arena.

Había un niño, Juan, que no necesitaba silla, pero sí apoyo para caminar. En ese momento yo estaba empujando una silla y él se estaba agarrando de mí y le dije: “Juan, vas a necesitar caminar, no te puedo ayudar”.

En eso Juan se soltó y empezó a caminar muy rápido, como él podía, pero fue algo impresionante. Él nunca había sentido la arena y al final me ganó en llegar al mar. Él se enfrentó a una realidad.

Su mamá dijo: “Ése fue el viaje que cambió la vida no sólo de mi hijo, sino de toda mi familia”.

El entregable final de este proyecto es una joya. Además de servir para el recorrido y tener un impacto con las visitas, fue muy útil para energizar y motivar a todos, al dar a conocer las historias que se viven en NA día a día.

Una organización como Nuevo Amanecer está hecha de historias, que sirven para motivar y energizar a quienes colaboran en ella.

Trabaja con propósito y energízate todos los días

Así como todos los terapeutas, médicos, maestras, y demás administrativos que trabajan en NA están motivados y disfrutan su trabajo, tú también puedes hacerlo.

Probablemente estás pensando “sí, pero su propósito está bien cañón”. Pues te tengo una noticia: ¡sea cual sea tu trabajo, puedes encontrar un propósito propio que esté alineado al de la empresa!

El truco es hacer un poco de introspección. En el libro de “Grit: The Power of Passion and Perseverance” de Angela Duckworth, entre muchas cosas plantea dos que creo que vale la pena compartir con ustedes.

  1. Apégate a tu interés: “Las personas son más felices si su trabajo se cruza con sus intereses”.
  2. Comprométete con pequeñas tareas que amas: “Las grandes metas son inspiradoras, pero necesitas pequeñas metas para que las grandes metas se cumplan.”

Teniendo en mente estas dos recomendaciones, quiero enseñarte cómo yo hice una pequeña introspección y hallé que mis metas personales están alineadas a las de Astrolab.

Con base en esto intento hacer más de lo que me gusta y energizarme para hacer lo que no me gusta tanto:

Aunque este fue un ejercicio rápido, tengo mucha claridad que por medio de Astrolab yo me desarrollo a nivel personal y profesional, y que mis metas finales se alinean con las de la empresa.

Sé que me encanta ayudar y por medio de proyectos como el de NA, lo hacemos de forma genuina.

Pero a la vez entiendo que, aunque no todas las empresas tienen propósitos como el de Nuevo Amanecer, en cada una de ellas hay muchas personas que van a trabajar al menos ocho horas. 

Y que haciendo consultoría y resolviendo problemas en cada uno de los proyectos, si hago un buen trabajo puedo trascender en la vida de muchas personas y sus familias.

Extra: Yo hoy

Yo no soy de las personas que creen en las coincidencias. Más bien pienso que todo en la vida está conectado por pequeñas acciones que generan efectos a corto o largo plazo.

Todo y todos somos parte de un sistema con muchos subsistemas, pero al fin conectado.

Dos meses después de acabar este proyecto y enamorarme de Nuevo Amanecer, yo tenía que iniciar la tesis de la maestría. En equipo habíamos coincidido que queríamos trabajar con una ONG.

En una reunión de equipo, Caro, una de mis compañeras, propuso hacer la tesis con NA. Después de alunas entrevistas y evaluar otras organizaciones en las que podríamos trabajar, nos quedamos con ellos.

Haber trabajado previamente con NA nos dio una ventaja para hacer el diagnostico más rápido y más profundo. La tesis va de maravilla y, aunque ha sido muy retador, me siento muy comprometida.

Estoy segura de que vamos a terminar con un proyecto exitoso que ayude a NA a su crecimiento.

Sé que este tipo de proyectos, por más que sean pesados, me energizan y me hacen ser mejor en otras tareas que quizás no disfruto tanto.


Analucia es consultora en Astrolab. Cree firmemente que todo lo que hacemos y dejamos de hacer deriva en efectos negativos y positivos, y que tenemos que construir en base a estas acciones: confianza, cultura y organizaciones exitosas. Puedes contactarla en analucia@astrolab.mx 

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¿Estás listo para reinventar tu organización? Reseña: ‘Brave New Work’

por Andrés Oliveros

Mi papá falleció en el 2015 sin entender por qué dejé mi naciente carrera como abogado corporativo en el 2012 para dedicarme al cambio y cultura organizacional.

Para él, la cultura de una empresa -le tocó desarrollarse en el sector industrial- era algo que existía, pero que se componía enteramente por dos elementos inamovibles o read-only: la poca disposición del obrero por trabajar, y el cariño -o la falta de cariño- del jefe por sus colaboradores (mi Padre, debo aclarar, era un líder entregado por su gente).

¿Qué tanto puedes cambiar cómo se trabaja? La gente trabaja porque necesita, no porque quiere, era su mentalidad.

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