Storytelling de Negocios

Rediseña tu trabajo para tener más impacto

por Andrés Oliveros

Dice Daniel Pink en Drive que uno de los motivadores más fuertes del ser humano es la maestría, esa capacidad -y deseo- que tenemos de mejorar nuestro desempeño en alguna actividad a lo largo del tiempo.

En ese mismo libro cita a Mihaly Csikszentmihalyi y explica que es mucho más fácil alcanzar el estado de flow en nuestro trabajo. 

Whitney Johnson, cuyo libro reseñé hace algunos meses, habla sobre este deseo inherente de ir hacia arriba y ser cada vez mejores en nuestro trabajo:

“Esto es lo que la gente quiere en el trabajo: ir de forma audaz a donde no han ido antes… Las personas quieren soñar, quieren alcanzar estos sueños aprendiendo nuevas cosas, desarrollando nuevas competencias y teniendo una oportunidad para dejar una huella en el mundo”.

Me gustaría creer que la mayoría de las personas -la mayoría de las personas con buena salud mental, diría mi amigo Carlos Novo- se levantan cada día e intentan ser mejores en su trabajo que el día anterior. 

El problema es que a veces pensamos que ser mejores en nuestro trabajo equivale a trabajar más -más horas, más proyectos, más reportes-… pero ¿quién quiere trabajar más horas?

Yo no, la verdad.

Trabajar mejor también puede significar trabajar de forma más inteligente, pero para trabajar de forma más inteligente quizá tengas que rediseñar tu trabajo.

Es decir, repensar las tareas que realizas -y cómo las realizas- para alcanzar mejores resultados. 

Un comentario más: rediseñar tu trabajo va más allá de hacks de productividad (cómo hacer más en menos tiempo, cómo outsourcear lo intrascendente) que sugiere David Allen en Getting Things Done. El concepto de rediseñar tu trabajo trasciende el objetivo de la eficiencia.

Lo que quisiéramos es que más personas tengan mucho más impacto en su trabajo… y a la vez dedicar más tiempo a lo que resulta más importante para ellos. 

En este Artículo Destacado -y a lo largo de noviembre, que será el último mes del año en el que publicaremos contenido nuevo- queremos darte algunas herramientas sobre cómo hacerlo, tanto de manera individual como en equipo.

Pero antes de dar estas herramientas, me gustaría explicar a qué me refiero con esto de rediseñar tu trabajo. 

Un nuevo salto

 El salto de altura es una de las pruebas olímpicas de atletismo, y se realiza desde las primeras Olimpiadas modernas (1896). 

Por muchos años, los saltadores hacían el salto de frente, como se llevan a cabo las carreras con vallas. Luego, algunos empezaron a hacerlo como salto del tigre, es decir, se arrojaban boca abajo por encima de la barra.

Entonces llegó Dick Fosbury, un norteamericano obsesionado con una idea: el salto tenía que hacerse de espaldas. La gente se burlaba y hacía bromas de él, pero con su salto (llamado el Fosbury Flop) llegó a las Olimpiadas y ganó la medalla de oro en México 1968. 

Dick Fosbury demostró que se podía rediseñar una disciplina deportiva.

Desde entonces, la mayoría de los saltadores de altura olímpicos usan el Fosbury Flop.

¿Por qué haces así lo que haces?

¿Quién diseñó tu trabajo? 

Mira tu calendario de esta semana. ¿Cuántas de esas tareas las haces porque te dijeron que las tienes qué hacer? ¿Cuántas de esas tareas las haces sin cuestionarte por qué las empezaste a hacer, o si la forma como las realizas es la mejor?

Es muy probable -al menos si trabajas en una organización mediana o grande- que tu jefe, o la persona que ocupaba tu posición antes que tú, haya diseñado tu trabajo, o una parte importante de él. 

Esto no es necesariamente malo, pero sí es el default, lo predeterminado.

Si acaso alguien tiene culpa -es decir, si a alguien le podemos atribuir esta realidad-, es nuestro buen y nunca bien ponderado amigo Frederick Taylor. Él pensaba que el todos los trabajadores son flojos y buscan formas de perder tiempo. 

¿Cuál era la solución de Taylor? 

Quitarle a los trabajadores manuales (en ese entonces la gran mayoría) la capacidad de definir cómo realizar su trabajo.

Eso ahora sería trabajo del experto en eficiencia, que reloj en mano observaba a cada trabajador y definía cómo tenía qué hacerse el trabajo.

En un mundo laboral donde la mayoría de las tareas eran físicas, esta idea tenía mucha validez: ¿cuántas formas distintas hay de poner una tuerca, poner carbón en una banda o llenar documentos contables? (Ok, quizá muchas: pero es difícil hacer mejoras disruptivas en el mundo físico sin ayuda de tecnología).

Clases a todas horas

Hoy, el trabajo ha cambiado.

La gran mayoría de nosotros realizamos trabajamos intelectuales -marketing, procesos, administración, creación u operación de productos o servicios-, y gran parte de nuestros trabajos se componen de tareas que admiten una cierta flexibilidad y oportunidad de ser rediseñadas… sin mucha inversión. 

¿Cómo? En gran parte, apoyados por la tecnología que todos tenemos a nuestro alcance. La historia de Greg Green es un excelente ejemplo de esto.

Greg Green era el director de Clintondale Highschool, una preparatoria en un barrio de Michigan muy afectado por la crisis financiera del 2008.

“El 80% de los alumnos podrían calificar para programas de ayuda social”, explica Morten Hansen al narrar el caso en su libro Great at Work.

Greg Green, director de la preparatoria de Clintondale y creador del “áula invertida”. Foto: Upworthy

En agosto del 2010, Green recibió una notificación de que el distrito había puesto a Clintondale en una lista de crisis por el bajo desempeño de sus alumnos. Tenía un semestre para hacer algo antes de ser despedido.

El problema es que tenía pocos recursos para invertir en la prepa: sus profesores estaban agotados, y tenían poco presupuesto para actuar.

Un día, Green tuvo una idea. Desde hacía algunos años entrenaba al equipo de beisbol de su hijo. Para que nadie se quedara atrás y se perdiera lecciones, había empezado a grabar videos caseros de YouTube donde explicaba distintos elementos del juego (cómo pichar, cómo cachar, cómo batear, etc). Los videos habían tenido mucho éxito con los chavos. 

A Green se le ocurrió probar la misma estrategia en su escuela: le pidió a un profesor que grabara todas sus clases y las subiera a YouTube. Los alumnos tenían que ver las clases en donde pudieran, y dedicar las horas de clases a hacer su tarea. 

-De esta forma -explicaba Green-, los alumnos emproblemados o más atrasados no tenían que pasar la vergüenza de preguntar en clase cuando no habían entendido algo: lo que tenían que hacer era volver a ver la clase. Aumentamos considerablemente el tiempo que cada alumno tenía con el profesor.

El experimento fue un éxito: las calificaciones mejoraron y el ausentismo se redujo. En enero del 2011, Green “invirtió” todas las clases de la preparatoria, y sacó a Clintondale de la lista de escuelas en crisis. 

Green se convirtió en una celebridad. Desde entonces, cientos de centros educativos en Estados Unidos y en otras partes del mundo están siguiendo ese modelo invertido. 

Había rediseñado su trabajo con pocos recursos, y con un enorme impacto. 

¿Todo puede rediseñarse?

Al principio del apartado pasado escribí que la gran mayoría de nuestros trabajos se pueden rediseñar. Me gustaría decir que todo admite una cierta flexibilidad, pero definitivamente hay algunas ocupaciones más rígidas. 

La semana pasada di una plática a papás del Liceo de Monterrey y noté -por su lenguaje corporal- que un chavo de unos treinta y tantos sentado en la fila de enfrente estaba en desacuerdo con mi declaración de que “todos los trabajos se pueden rediseñar”. 

Me acerqué para preguntarle que a qué se dedicaba y me dijo -negando la cabeza y levantando los hombros- que era cirujano, que no podía hacer nada para cambiar su trabajo.

Quise hacerle algunas preguntas para probar que definitivamente tendría algún espacio para rediseñar tareas, pero preferí no hacerlo, para no ser incómodo (¿Cómo vendes? ¿Cómo tratas a tus pacientes post operación? ¿Qué podrías hacer para hacerlo en menos tiempo? ¿Podrías incorporar alguna nueva técnica o tecnología?).

Lo importante es tener un mindset de crecimiento -pienso en Carol Dweck– y estar atento a ideas nuevas. 

Pensar en más valor

¿Hacia dónde rediseñar nuestro trabajo? Es decir, ¿cómo saber si nuestro rediseño es bueno y es una mejora?

La clave está en pensar menos en horas de trabajo y en número de tareas realizadas, y más bien pensar en valor generado, en impacto.

“Rediseña tu trabajo para maximizar valor”, dice Morten Hansen. 

Te paso dos grandes sugerencias sobre cómo empezar a rediseñar tu trabajo.

-Lo primero que puedes hacer es repensar la forma en que mides el éxito o impacto de tu trabajo. 

Por algunos meses, medí el éxito de mi trabajo por el número de citas que sacaba para hablar sobre Astrolab con posibles prospectos.

Con el paso del tiempo me di cuenta de que mi trabajo tendría mucho más impacto si filtraba mucho mejor las citas: es decir, en vez de pedirle cita a cualquier líder de negocio, intentaría verme con líderes que ya conocieran sobre Astrolab, que sintieran una cierta empatía por mí, y que tuvieran una necesidad o dolor concreto. 

De esta forma mi ratio de venta comenzó a mejorar poco a poco. 

-Una vez que redefinas la manera de medir el éxito de tu trabajo, puedes seguir la guía de cinco pasos que Hansen plantea en Great at Work.

Para cada uno de los puntos haré un comentario sobre cómo yo estoy trabajando para rediseñar algunas tareas de mi trabajo como evangelista, RP y vendedor de Astrolab.

Los caminos que sugiere Hansen para rediseñar tu trabajo son los siguientes. Piensa en tu trabajo y en cómo podrías aplicar estas recomendaciones:

Menos paja

Regla: ¿qué tareas de tu trabajo te agregan poco valor? Elimínalas.

Cómo la estoy viviendo: con el paso del tiempo me he dado cuenta de que buscar a desconocidos por correo y por LinkedIn es prácticamente inútil. No culpo a mis prospectos: ¿a quién le gusta que le venda un desconocido?

Más de lo bueno

Regla: ¿cuáles de tus tareas agregan más valor? Si puedes, realiza más de esas tareas.

Como la estoy viviendo: hablar en eventos públicos, estar activo en LinkedIn y ser más social (en general: estar más en la calle).

Nuevas tareas de valor

Regla: ¿qué nuevas tareas puedes realizar que tengan mucho impacto en tu trabajo? Esta regla es la que podrías exprimir más. ¡El cielo es el límite!

Cómo la estoy viviendo: desde hace poco tiempo me he dado cuenta del poder de los intercambios. He estado dando algunas pláticas de cortesía a cambio de hablar en otros eventos.

Cinco estrellas

Regla: ¿cómo puedo mejorar la calidad de mis tareas?

Cómo la estoy viviendo: que mis pláticas estén mejor preparadas; preparar mejor mis citas de venta. 

Más rápido y más barato

Regla: ¿cómo puedes ser más eficiente en lo que ya haces?

Cómo la estoy viviendo: preparar mis pláticas en menos tiempo; usar más LinkedIn para distribuir el contenido que publicamos en el blog de Astrolab.

Rediseño en equipo

¿Y si tu trabajo consiste en dirigir a un equipo de personas? Anima a los miembros de tu equipo a que rediseñen su trabajo. Es de las mejores cosas que puedes hacer por ellos.

La semana pasada conocí a Carlos, un directivo de un banco local. 

-¡Me urge generar innovación en mi equipo de millenials! -me comentó después de la plática que di en el Liceo-. ¿Por dónde empiezo?

Le hice tres recomendaciones:

  • Genera seguridad psicológica. Sin ello -sin que haya un ambiente de confianza- la gente no se va a atrever a hacer las cosas de forma diferente. 
  • Define objetivos. Déjales ver con mucha claridad a dónde tiene que ir el equipo: cuáles son las metas y cómo se les va a evaluar.
  • Y luego -éste es el más difícil-, déjalos que ellos mismos definan sus cómos. ¡No seas micromanager! Fomenta que cada quién repiense si las tareas que hoy realizan son las mejores. Y si no, anímalos a seguir los cinco pasos de Morten Hansen sobre cómo rediseñar su puesto. 

¿Qué piensas? ¿Cuáles son tus experiencias en este sentido? ¿Has hecho esfuerzos por rediseñar tu trabajo durante los últimos meses? ¿Cómo te ha ido?

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¿A qué nos dedicaremos estas vacaciones en Astrolab?

por Equipo Astrolab

“De vez en cuando desaparece, tómate un pequeño descanso, para que cuando vuelvas a tu trabajo tu juicio sea más acertado. Toma cierta distancia, porque así el trabajo parece más pequeño, la mayor parte se puede asimilar en un abrir y cerrar de ojos, y la falta de armonía y la proporción es más fácil de ver”- Leonardo da Vinci.

Como ying y yang, no puede (o más bien, no debería) existir el trabajo sin el descanso.

Ahora que se aproximan las vacaciones de invierno, es la oportunidad de tomarnos un break para recargar pilas, pasar tiempo con nuestros seres queridos y reflexionar sobre lo que queremos para el año siguiente.

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¿Cuándo es el mejor momento para trabajar? Reseña: ‘When’

por Andrés Oliveros

Me enteré de la existencia de Daniel H. Pink a finales del 2011: Óscar y Dan Macías traían de moda A Whole New World, un libro escrito por él sobre la relevancia de la creatividad. 

Después, a principios del 2012, me topé con el video de RSA Animate basado en Drive, su libro sobre la motivación humana. Hasta hoy, esa representación visual es el video más visto en el canal de RSA en Youtube.

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