Storytelling de Negocios

¿Cómo usar Sprints en mi empresa para resolver problemas en una semana?

por Oscar Ramírez

En el entorno de las organizaciones y del trabajo, es ingenuo pensar que un problema complejo puede resolverse en una semana.

Muchos ejecutivos están acostumbrados a proyectos que duran de seis a siete meses en planeación, tres meses en el lanzamiento y un año o dos en la implementación.

–Es lo que hemos hecho siempre – dicen.

En la lógica de una empresa grande, con muchos departamentos y jerarquías, los proyectos largos hacían sentido. En el contexto de cambio en el que estamos, ya no aplica.

Cómo agilizar el trabajo con la metodología de Sprint

Cuando llegó a la oficina el libro Sprint (2016), escrito por Jake Knapp, lo que más me llamó la atención fue el descriptor: cómo resolver grandes problemas y probar nuevas ideas en sólo cinco días.

El libro de Jake Knapp.

Para Astrolab y para nuestros clientes es atractivo porque, en cualquier proceso exitoso de transformación o cambio, debes pasar del deseo a la acción de forma ágil.

En cualquier proyecto es valioso lograr que las pruebas piloto se cristalicen en una o dos semanas, cuando normalmente esa transición es tardada y lenta.

Jake trabajó en la creación de productos como Gmail, Google Hangouts y Encarta, después pasó 10 años en Google y Google Ventures, donde creó el proceso Design Sprint. Desde entonces, lo ha ejecutado más de 150 veces con compañías como Nest, Slack, 23andMe y Flatiron Health.

Según Charles Duhigg, autor de The Power of Habit, “Sprint ofrece poderosos métodos para generar ideas, resolver problemas y probar soluciones”.

Aquí hay una explicación de Sprint en 90 segundos:

En otoño del año pasado (2017), nos enteramos que Jake estaría en Austin. No tardamos mucho en inscribirnos a su taller.

Aprendizajes en Austin

Después de una breve introducción al taller y las debidas dinámicas de apertura, Jake contó la historia de sus tiempos en Encarta. El equipo en donde él trabajaba dedicó un período largo a diseñar un catálogo visual de temas, que funcionaba como kiosko. A su parecer y el de su equipo, ése era el atributo principal de la nueva versión.

Cualquiera preferiría los atributos visuales del nuevo catálogo, en comparación con Wikipedia, que tenía muy poco diseño. Al menos eso pensaban ellos.

No es un faceswap de Gerardo (der.) y de mí, es Jake Knapp, el autor.

Cuando salió a la venta la nueva versión de Encarta, el diseño del empaque presumía otros beneficios y el catálogo visual quedaba en una esquinita. Aparentemente, hubo un fallo en la comunicación entre el área de marketing y el área de desarrollo.

¿Cuántas veces has dedicado tiempo y esfuerzo en desarrollar una propuesta que luego es mandada a la basura?

Encarta fracasó por muchas razones, una de ellas fue la falta de capacidad para adaptarse de forma ágil a los cambios y avances que presentaba la tecnología.

La idea del libro Sprint surge del deseo de diseñar pruebas muy realistas en una semana. Jake se inspiró en la primera semana de trabajo de cualquier mortal: calendario vacío, opciones infinitas.

¿Qué pasaría si pudiéramos tratar la primera semana de cualquier proyecto como si fuera la primera semana de trabajo?

El resultado es una metodología para resolver problemas, probada por más de 100 compañías en el mundo.

Una buena herramienta para agilizar el diagnóstico y las pruebas

Otro buen ejemplo de su libro, que igual profundizó en el taller es el de Blue Bottle, una cafetería de California que ha desarrollado seguidores de culto en poco tiempo. Pero su sitio web no reflejaba la marca, y las ventas en la web representaban solo el 10% de sus ingresos.

Jake dirigió el Sprint de una semana para Blue Bottle junto a Dynamo, una agencia de diseño. Durante el Sprint, se descubrieron objetivos y oportunidades, salieron posibles soluciones y se probaron con clientes reales de café.

Entre otras ideas, se desarrolló un test para la web que se enfoca en cómo consumes café para hacer sugerencias personalizadas. Con este pequeño ajuste, han comenzado el camino a replicar la experiencia de las tiendas físicas y dar más valor a sus clientes.

La cafetería Blue Bottle es un caso de éxito que aplicó la metodología Sprint para encontrar soluciones.

Consejos para el moderador de un Sprint

El resto del taller fue un recorrido por la metodología de cinco días: Mapear, Bocetar, Decidir, Prototipar, Probar.

Los cinco pasos del Sprint, ilustrados.

Jake se enfocó en darnos tips para facilitar mejores Sprints en organizaciones. Todo lo hicimos tomando el caso de una aplicación ficticia llamada ‘Magic Penny’.

–Mi deseo es acelerarlos en el proceso de prueba y error que yo viví, entonces háganme todo tipo de preguntas – nos dijo Jake Knapp.

Durante el workshop, el autor se mostró muy cercano a todos: firmó los libros, contestó preguntas, contó historias personales y hasta chistes. Me impresionó que jamás bajó el nivel de energía frente al grupo.

¿Cómo decidir si el problema que tengo se puede abordar con un Sprint?

Como cualquier metodología, ésta no es una varita mágica. Es decir, no es la solución a todos los problemas y no funciona para todo. ¿En qué escenarios se puede proponer?

Piensa en cualquier proyecto en el que tengas más preguntas que respuestas; en donde quizá tu equipo esté paralizado con el análisis y exista cierta frustración porque no avanza al ritmo que quisieras.

Otro caso en donde funcionan muy bien es cuando tienes un proyecto en gestación que requiere validación del equipo en etapas tempranas. Como los Sprints consideran la co-creación, generan luz verde por parte de muchos tomadores de decisión involucrados.

También son muy útiles cuando buscas construir un caso sobre lo que quiere tu audiencia y por qué. El proceso cualitativo brinda algunas respuestas a los responsables para mejorar la escucha al prospecto o cliente.

En procesos de transformación, los Sprints funcionan para desenmarañar la complejidad. Ya sea cuando se trata de implementar una idea o también facilitar las relaciones entre áreas de la organización. Si lo que quieres es mejorar la colaboración, contempla involucrar a personas de diversos equipos.

¿Cómo resumiría los consejos que dio para moderadores?

  1. Pide a los participantes que dejen guardados sus dispositivos móviles y laptops durante el Sprint. Habrá descansos cada 60 o 90 minutos para atender urgencias.
  2. Usa un cronómetro visible para todos. El time timer es una excelente opción. Llevar una agenda apretada es parte del éxito.
  3. Haz acuerdos previos con los participantes, por ejemplo, “Esta semana será frustrante. Sentirás que nunca tienes suficiente tiempo para terminar y te sentirás agotado mentalmente todo el tiempo, pero es parte de la dinámica”.
  4. Cuando las conversaciones se salgan de control, usa el sistema de votación (individual y luego público) o refiere el problema al decisor.
  5. Repite la instrucción dos veces: la primera para llamar la atención, la segunda para aclarar.

Puedes ver más consejos de cómo llevar cada día del Sprint aquí:

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